Thường xuyên sử dụng Word để tạo và định dạng văn bản, thế nhưng liệu bạn đã biết làm cách nào để tạo bảng mục lục nhanh chóng hay chưa? Nếu chưa, ngay bây giờ bạn hãy bỏ túi ngay cho mình các cách làm mục lục trong Word hiệu quả.
Tổng quan đôi nét về mục lục
Mục lục là một danh sách tổng hợp các nội dung, các ý chính của một file tài liệu, cuốn sách, truyền, tiểu thuyết, tiểu luận, văn bản,…Mục lục thường được đặt ở trang đầu tiên các trang cuối của file tài liệu. Mục lục chứa các tiêu đề lớn và tiêu đề nhỏ phác thảo nội dung chính được đánh dấu số trang cụ thể.
Lợi ích khi làm mục lục trong word
Bản chất mục lục là một trong những phần quan trọng không kém khi soạn thảo văn bản. Bởi lẽ nó mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người xem. Trong đó điển hình như:
- Việc tạo mục lục cho văn bản sẽ giúp người dùng tiết kiệm tối đa thời gian soạn thảo và định dạng.
- giúp cho văn bản soạn thảo đạt được quy chuẩn về hình thức của những mẫu báo cáo tài liệu, nâng cao hiệu ứng thẩm mỹ.
- Thiết lập mục lục giúp người xem có cái nhìn tổng quan hơn cho nội dung mà bạn đang trình bày.
- Mục lục giúp tạo sự sang trọng, đẹp mắt, logic và hài hòa trong khi viết bài.
- Thông qua mục lục người xem có thể nắm bắt, hiểu rõ được các ý chính có trong tài liệu.
- Mục lục hỗ trợ phân chia nội dung từng phần mạnh lạc, rõ ràng nhất
Xem thêm: Hướng dẫn tải và cài đặt AutoCAD 2015 chi tiết nhất
Cách làm mục lục trong word 2003
Phiên bản Word 2003 là phiên bản tương đối cũ và ít sử dụng đến hiện nay. Nếu bạn đang sử dụng Word phiên bản này có thể tham khảo cách làm mục lục trong Word bằng 1 trong 2 cách sau. Cụ thể:
Sử dụng khi soạn thảo văn bản
Cách đầu tiên bạn có thể áp dụng là sử dụng khi soạn thảo văn bản. Đối với cách này bạn hãy tuân thủ đúng theo 2 bước như sau:
Bước 1: Tạo Heading
Bạn hãy bôi đen đoạn văn bản chọn làm tiêu đề. Lưu ý khi bôi đen bạn thực hiện vừa khít để không bị thêm khoảng trống hay văn bản thường vào mục lục. Sau đó bạn dùng 1 trong 3 tổ hợp phím để tạo Heading tương ứng. Cụ thể là tổ hợp Alt + Ctrl + 1/2/3 hoặc bạn có thể bấm chuột vào Format.
Bước 2: Thiết lập mục lục tự hiển thị theo định dạng
Một khi lập chỉ mục xong, bạn hãy click đúp chuột tại trang muốn hiển thị thư mục. Sau đó, bạn truy cập vào Insert chọn Reference và chọn tiếp Index and Table.
Hộp thoại Index and Tables xuất hiện bạn chọn vào thẻ Tables of Contents. Tại đây bạn tùy chỉnh các thông tin cần thiết cho Heading được chỉnh chu về màu sắc, sửa đổi font chữ, đánh số trang,…. Một khi tùy chỉnh xong xuôi bạn click vào “Ok” để thiết lập lại là được.
Xem thêm: Hướng dẫn các bước bỏ gạch chân đỏ trong word
Sử dụng tạo mục lục tổng hợp
Nếu như văn bản có số lượng nội dung quá lớn như tài liệu, luận văn, công trình nghiên cứu, thì bạn áp dụng cách làm mục lục trong Word này. Theo đó, đầu tiên bạn vào View rồi chọn Outline và chọn Outline Level chọn tiếp Level mình muốn.
Sau đó, bạn chọn văn bản hiển thị Outline. Bạn đặt chuột tại các tiêu đề mà mình muốn hiển thị rồi thiết lập Level cho nó. Phần nội dung tiêu đề thiết lập bạn chọn Body Text.
Một khi thiết lập xong Level cho các tiêu đề bạn cần tạo ra các menu cho văn bản. Bạn hãy đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word vào References chọn Tables of Contents và chọn mẫu bạn muốn.
Cuối cùng bạn chọn Print layout/View rồi chọn Print Layout để xem thành quả cho mình.
Cách làm mục lục chi tiết trong Word 2007, 2010, 2013, 2016
Hầu hết phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013, 2016 đều có cách làm mục lục trong Word giống nhau. Dưới đây là chi tiết thủ thuật bạn có thể tạo mục lục tự động.
Nội dung của mục lục
Làm mục lục tự động trước hết bạn phải xác định rõ tiêu đề chính và phụ. Trong đó cách sắp xếp theo thứ tự là tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện là:
Cách 1: Đánh dấu mục lục với Add Text Table of Contents
Bạn hãy chọn phần nội dung cần đánh dấu mục lục. Sau đó bạn chọn Tab References chọn tiếp Add Text và chọn Level phù hợp nhất. Cụ thể tiêu đề chính sẽ là Level 1 còn các tiêu đề phụ còn lại cứ thế tăng cấp độ.
Cách 2: Sử dụng Heading Styles tích hợp sẵn trong tab Home
Trong Microsoft Word bảng mục phụ lục thuộc định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ quy định Heading cho các đầu đề mục thì khi tạo mới mục lục sẽ đơn giản.
Với mỗi đầu đề, bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục bạn hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home rồi hướng đến mục Styles. Lúc này bạn chọn Heading phù hợp như Heading 1, 2,…có sẵn được gợi ý phía trên.
Trong trường hợp bạn không tìm thấy Style bạn muốn bạn hãy click vào mũi tên phía dưới để mở rộng Quick Styles Gallery. Nếu Style bạn muốn không xuất hiện bạn hãy click vào Save Selection as New Quick Style.
Tạo bảng mục lục
Vậy để tạo bảng mục lục trong Word làm như thế nào? Chi tiết các bước bạn hãy áp dụng đúng chuẩn như sau:
Bước 1: Bạn di chuyển chuột vào vị trí muốn đặt mục lục (hầu hết sẽ là vị trí đầu hoặc cuối trang). Bạn có thể nhấn Ctrl + Enter để qua trang.
Bước 2: Bạn vào Reference rồi chọn Table of Contents và chọn các bảng mục lục theo nhu cầu. Tại đây bạn hoàn toàn có thể chọn mẫu mục lục có sẵn với Automatic Table hoặc tự tạo theo ý muốn với Custom Table of Contents.
- Nếu chọn mục lục sẵn bạn có thể chọn lên Website của Office và gõ từ khóa More Table of Contents để chọn thêm mẫu khác.
- Nếu bạn muốn tự tạo mục lục theo ý mình ở phần Custom Table of Contents sẽ gồm 2 mục bạn có thể chọn là Tab Leader và None
- Format là định dạng kiểu mục lục
Một khi tạo được bảng mục lục nếu bạn tiến hành thực hiện chỉnh sửa nội dung hãy cập nhật lại bảng. Phương án thực hiện bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung sau đó chọn Update Table.
Lưu ý: Phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu định dạng Heading 1 là mục lớn, Heading 2 là đề mục phu và cứ liên tiếp như vậy cho Heading 3, 4…. Nếu bạn muốn đưa cả mục chính và phụ vào bảng mục bạn hãy định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.
Thay đổi nội dung mục lục Word
Nếu bạn thêm hay xóa các Heading thì lúc này mục lục có thể được cập nhật bởi:
- Áp dụng Heading/đánh dấu các mục
- Kích Tab References nhóm Ribbon
- Kích vào Update Table với 2 tùy chọn để cập nhật mục lục
- Update Page Numbers Only: Chọn lúc chỉnh sửa tên Heading, thêm trang tức là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ.
Cách xóa mục lục trong Word
Cách làm mục lục trong Word là như vậy nếu muốn xóa mục lục trong Word thì làm thế nào? Trong trường hợp này bạn hãy click vào tab References ở nhóm Ribbon. Sau đó, bạn click vào Table of Contents rồi chọn tiếp vào Remove Table of Contents là được. Như vậy là bạn có thể xóa thành công.
Một số lỗi thường gặp khi thực hiện tạo mục lục trong Word
Một khi tạo mục lục trong Word một số trường hợp vẫn gặp phải các lỗi nhất định. Trong đó điển hình là:
- Tạo mục lục nhưng không có dấu chấm ở mục lục
- Mục lục chỉ hiển thị 3 cấp Level
- Lỗi hiển thị mã code
- Lỗi bị lẫn nội dung vào mục lục
- ….
Cách làm mục lục trong Word nhanh chóng thực tế không quá khó khăn khi thực hiện. Chỉ cần bạn nắm trong tay hướng dẫn các bước là có thể áp dụng thành công. Dù bạn không am hiểu quá nhiều về công nghệ cũng có thể thực hiện ngay cho mình.